Privacyverklaring

 

Verklaring bescherming van persoonsgegevens van leden, deelnemers, freelance medewerkers, leveranciers en klanten van KVLV vzw.

Versie d.d. 24 mei 2018

KVLV vzw verwerkt verschillende persoonsgegevens van leden, deelnemers, freelance medewerkers, leveranciers en klanten in het kader van haar socio-culturele werking, maatschappelijke opdracht en dienstverlening. KVLV vzw gaat op een veilige en confidentiële wijze om met de verwerking van deze persoonsgegevens en respecteert hierbij de Europese Verordening 2016/679 m.b.t. de bescherming van persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring informeert jou als lid, deelnemer, freelance medewerker, leverancier en/of klant over wat KVLV vzw doet met de persoonsgegevens die zij verzamelt en over jouw rechten inzake gegevensbescherming. Deze privacyverklaring geeft weer met welk(e) doel(en) persoonsgegevens worden verwerkt, welke verwerkingsactiviteiten de persoonsgegevens ondergaan en welke rechten jij als betrokkene kunt uitoefenen.

1. Identiteit van de organisatie

KVLV vzw
Remylaan 4b
3018 Wijgmaal
e-mail: kvlv@ons.be
016/24 39 99

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

KVLV vzw verwerkt de persoonsgegevens die je ons meedeelt bij aanvang van je lidmaatschap, aanmaak van een account, bij een bestelling of inschrijving of bij de aanvang van een samenwerking.

Het gaat om volgende gegevens:

  • naam en voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres
  • leeftijd, geboortedatum
  • desgevallend: rijksregisternummer, ondernemingsnummer, of je beroepsactief bent in land- of tuinbouw en in welke sector, of je mantelzorger bent
  • indien noodzakelijk: financiële gegevens, opleiding en vorming

3. Waarvoor worden de persoonsgegevens verwerkt?

Je persoonsgegevens worden verwerkt i.f.v. de ledenadministratie, vormingswerkers- en/of leveranciersadministratie en klantbeheer.

Zo verwerken we jouw gegevens om/voor

  • de verzending van het magazine Vrouwen met vaart en de KVLV-Nieuwsbrief
  • het deelnemen aan activiteiten
  • de ledenverzekering
  • betaaldiensten
  • de facturatie
  • het bekomen van subsidiëring door de overheid en om andere toepasselijke regelgeving te kunnen naleven.
  • jouw behoeften en voorkeuren beter te begrijpen, zodat KVLV vzw haar diensten, activiteiten of producten daar beter kan op afstemmen
  • statistische gegevens te verkrijgen
  • een archief bij te houden
  • je dossier en prestaties te kunnen beheren en opvolgen
  • met jou te communiceren over de activiteiten, diensten en ondersteuning van KVLV vzw en haar partners
  • aangepaste activiteiten of ondersteuning te kunnen bieden
  • door te geven aan onderaannemers en contractspartijen van KVLV vzw voor de uitvoering van voorgaande punten

Aangezien er geen rem op technologie en innovatie staat kan niet vooraf bepaald worden hoe de informatieplatformen en gegevenssystemen van KVLV vzw zullen evolueren.

Deze verklaring heeft ook betrekking op de verwerkingen in het kader van nieuwe functionaliteiten en diensten van KVLV vzw, voor zover deze binnen bovenstaande doelstellingen van KVLV vzw vallen.

4. Wat is de verwerkingsgrond van de verwerking?

KVLV vzw verwerkt jouw persoonsgegevens op basis van

  • de overeenkomst die jij aangegaan bent of aangaat met KVLV vzw voor het gebruik/verstrekken van een of meerdere diensten, activiteiten of producten (bv lidmaatschap, deelname aan activiteiten, aankoop of bestelling, freelance optreden als vormingswerker, leveren van producten of diensten,…)
  • het gerechtvaardigd belang om leden, vrijwilligers en freelance medewerkers te ondersteunen in hun werking (webtoepassingen, aanbiedingen,…)
  • het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

Voor verwerking van andere persoonsgegevens dan vermeld in punt 2, vragen we vooraf toestemming. Deze toestemming kan ten allen tijde door jou worden ingetrokken.

Deze privacyverklaring is niet noodzakelijk van toepassing op diensten, activiteiten of producten van derden waarnaar verwezen wordt en waarop een andere privacyverklaring van toepassing kan zijn.

5. Aan wie worden verzamelde persoonsgegevens overgemaakt?

Jouw persoonsgegevens worden niet verkocht noch verdeeld naar of ter beschikking gesteld aan andere organisaties, met uitzondering van (cfr punt 3.)

  • organisaties aan wie de overdracht wettelijk verplicht is (bv. overheidsinstanties)
  • onderaannemers of contractspartijen voor de uitvoering van de diensten, activiteiten en producten die KVLV vzw aanbiedt (bv. verzending maandblad, uitvoering bestelling, verzekering,…)
  • onderaannemers of contractspartijen voor gebruik van (geïntegreerde) hulpmiddelen/toepassingen/diensten (bv. webtoepassingen)

Als je bij je persoonsgegevens kenbaar maakt dat je mantelzorger bent, bezorgt KVLV vzw jouw gegevens aan Ons Zorgnetwerk vzw (organisatie van en voor mantelzorgers).

Met deze verwerkers/contractspartijen maakt KVLV vzw de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen (zie punt 8.). KVLV vzw kan echter niet verantwoordelijk worden gesteld voor de verdere verwerking van persoonsgegevens door die onderaannemers/contractspartijen.

KVLV vzw verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen gevestigd buiten de EU.

KVLV vzw maakt gebruik van Google Analytics om na te gaan hoe bezoekers de website gebruiken en hoe effectief de Adwords-advertenties van KVLV vzw bij Google zoekresultaatpagina’s zijn. De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van je computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees daarvoor het privacybeleid van Google voor meer informatie.

6. Hoe lang worden je gegevens bewaard?

KVLV vzw bewaart persoonsgegevens zo lang noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt en voor de naleving van de toepasselijke regelgeving.

7. Wat zijn jouw rechten als betrokkene?

Je hebt het recht om je gegevens te raadplegen en te (laten) verbeteren. Je kunt zelf je naam, e-mailadres en telefoonnummer aanpassen via MijnKVLV op www.kvlv.be. Een adreswijziging geef je door via ledenadmin@ons.be

Je hebt tevens het recht je gegevens te laten wissen, over te dragen of de verwerking ervan te laten beperken. Een verzoek tot inzage, verbetering, wissing of beperking van de verwerking en gegevensoverdracht kan je richten aan kvlv@ons.be, mét bewijs van je identiteit.

Een verzoek zal zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen 1 maand na verkrijging, worden beantwoord.

Meer informatie omtrent je rechten inzake bescherming van je persoonsgegevens vind je bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.privacycommission.be/nl).

8. Vertrouwelijkheid, beheer en beveiliging

KVLV vzw verbindt zich ertoe om naar best vermogen alle redelijke maatregelen te nemen om de bescherming van jouw persoonsgegevens te waarborgen via technische veiligheidsvoorschriften en een adequaat veiligheidsbeleid voor haar medewerkers.

KVLV vzw bewaart en beheert deze gegevens in een beveiligde database van KVLV vzw of desgevallend bij de verwerker van persoonsgegevens op servers in België of Nederland.

KVLV vzw verbindt zich ertoe om de veiligheid en het vertrouwelijke karakter van de persoonsgegevens te waarborgen. De verwerking gebeurt conform de Europese Verordening 2016/679 (GDPR of AVG) van 25 mei 2016.

KVLV vzw heeft o.a. volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • alle personen die namens KVLV vzw kennis kunnen nemen van jouw persoonsgegevens zijn gehouden aan geheimhouding/discretieplicht daarvan
  • we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
  • we maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
  • we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
  • de medewerkers van KVLV vzw zijn op de hoogte van het belang van de bescherming van persoonsgegevens en van de privacyregels.

Voor meer informatie over de beveiliging van door KVLV vzw verzamelde persoonsgegevens, kun je contact opnemen met kvlv@ons.be.

9. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of een indruk of aanwijzingen van misbruik, neem dan direct contact met ons op via kvlv@ons.be.

Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming in België (https://www.privacycommission.be/nl).

10. Contactgegevens functionaris gegevensbescherming

KVLV vzw maakt deel uit van Ons. De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) adviseert KVLV vzw inzake de bescherming van persoonsgegevens van de betrokkenen. Contact: Marleen Verhaeren, mverhaeren@ons.be

11. Wijziging privacyverklaring

KVLV vzw kan haar privacyverklaring en haar beleid met betrekking tot persoonsgegevens wijzigen. Wijzigingen worden aangekondigd op onze website www.kvlv.be.

We adviseren je om de verklaring geregeld opnieuw na te kijken.